Ceturtdiena, 14.12 04:39
 ON-LINE pakalpojumi    Aviobiļetes Apdrošināšana Auto noma Viesnīcas Ceļojumi
Logo
ENG  LV
Galvenā lapa >> Darījumu braucieni >> Darījumu braucienu politika
 
 

 

Darījumu braucienu politika

 

Darījumu braucienu plānošanas politika.
Izdevumu optimizēšana.

Izdevumi, kuri rodas saistībā ar darbinieku darījumu braucieniem, vienmēr ir piesaistījuši pastiprinātu uzmanību. Šķietami vienkāršākais izdevumu ierobežošanas veids būtu braucienus atcelt, tomēr optimālais risinājums ir samazināt budžeta izdevumus, vienlaicīgi saglabājot nepieciešamo braucienu intensitāti. Lai optimizētu šo procesu, uzņēmumam ieteicams izstrādāt un ieviest ikdienā tā saucamo darījumu braucienu plānošanas politiku (Travel Policy). Rūpīgi sekojot pašu noteiktajām prioritātēm un vadlīnijām, uzņēmumiem izdodas ietaupīt līdz pat ceturtajai daļai no darījumu braucienu budžeta, nesamazinot nepieciešamo braucienu skaitu.

Darījumu braucienu politiku var izstrādāt ļoti detalizēti, iekļaujot tajā visus iespējamos ar braucienu organizēšanu un finansēm saistītos aspektus, vai vienkārši un konkrēti norādot svarīgākās vadlīnijas, piemēram:

Organizējot dienesta braucienu, darbiniekiem tas jāpiesaka autorizētajā tūrisma aģentūrā vismaz 7 dienas pirms tā sākuma. Braucienā jāizmanto lētākie pieejamie ekonomiskās klases lidojumi, kuru ielidošanas/izlidošanas laiks iekļaujas +/-3 st. intervālā. Lidojumos, kas ilgst vairāk kā 6 stundas pieļaujama paaugstināta komforta ekonomiskās klases izmantošana. Lidojumi biznesa klasē atļauti tikai ar augstākās vadības autorizāciju.
Dzīvošanai jāizvēlas vienvietīgas istabas, 3-4 zvaigžņu kategorijas biznesa klases viesnīcās, iespējami tuvu pasākuma norises vietai. Viesnīcas izmaksas nedrīkst pārsniegt 120 EUR. Ieteicamā viesnīcu ķēde AAA.
Darbiniekiem ir atļauts  iesaistīties piegādātāju  piedāvātajās lojalitātes programmās.

Vadlīniju nepieciešamība
Darījumu braucienu plānošanas politikas esamība nodrošinās uzņēmuma darbinieku komandējumu braucienu atbilstību paša uzņēmuma darbības principiem. Skaidri definētas vadlīnijas par braucienu organizēšanu un ar to saistīto izdevumu atlīdzināšanu, nodrošinās godīgu un vienlīdzīgu attieksmi pret uzņēmuma darbiniekiem un palīdzēs izvairīties no liekiem izdevumiem un pārmaksas par pakalpojumiem.

Organizējot darījumu braucienus, jāņem vērā gan nepieciešamība ietaupīt finansu līdzekļus, gan arī  nodrošināt darbiniekiem kvalitatīvus pakalpojumus un drošību brauciena laikā. Optimālais risinājums ir izmantot lētāko pieejamo alternatīvu, kura atbilst darījuma brauciena iemesliem un uzstādītajam mērķim. Lai to sasniegtu, tomēr jāizvairās izmantot nepamatoti lētus, apšaubāmas kvalitātes pakalpojumu sniedzējus – lidsabiedrības, viesnīcas, aģentūras, kā arī nav pieļaujama pārmērīga greznība un luksus pakalpojumu izmantošana brauciena laikā.

Jāparedz, ka izdevumus, kas rodas saistībā ar dienesta braucienu, var apstiprināt tikai tad, ja tie ir skaidri saistāmi ar brauciena misiju. Lai kontrolētu izdevumu procesu, uzņēmuma vadības pienākums ir nodrošināt, lai visi dienesta braucieni atbilst šim nosacījumam un kompensēti tiek vienīgi tie tēriņi, kuri radušies saistībā ar iepriekš apstiprinātu dienesta braucienu. Izdevumi, kuri neatbilst ceļojumu politikas standartiem nav apmaksājami, ja vien tam netiek pievienots vadības apstiprināts izskaidrojums.

Dienesta braucienu organizēšanas procesā ir lietderīgi izmantot iepriekš izstrādātas un vadības apstiprinātas pieteikuma-pasūtījuma formas, bet par procesa koordinatoru nozīmēt darbinieku, kurš ir  atbildīgs par dienesta braucienu organizēšanas tehniskajiem procesiem un sadarbības līgumiem ar pakalpojumu sniedzējiem.

Uzņēmumiem ar palielinātu dienesta braucienu intensitāti, lai sasniegtu efektīvu pakalpojumu iepirkumu, ieteicams izmantot pieredzējušu tūrisma aģentūru, kas specializējusies darījumu braucienu apkalpošanā. Izvēlētā aģentūra attiecīgi nodrošinās organizēšanas tehniskos procesus, sniegs atskaites par izmantotajiem pakalpojumiem, kontrolēs pieļaujamos izdevumus un uzturēs neitrālu pieeju, izvēloties lētāko pakalpojumu sniedzēju. Vienas aģentūras pakalpojumu izmantošana ir arī racionāls risinājums, lai apkopotu vienotā datu bāzē visus ar braucieniem saistītos izdevumus. Aģentūras pienākums ir nodrošināt izdevumu pārskatus un analīzi par izmantotajām pakalpojumu grupām, norādīt uz iespējamajiem ietaupīšanas kanāliem, atskaitīties par sasniegtajiem ietaupījumiem un sniegt citu vērtīgu konsultatīvu  informāciju. Izmantojot vairākus rezervēšanas avotus, tiek zaudēta iespēja kvalitatīvi apkopot visu informāciju un veikt tās analīzi,  kā arī zūd neitralitāte attiecībā uz pakalpojumu sniedzēja izvēli.

Ieviešanas procedūra
Izstrādājot un ieviešot darījumu braucienu politiku, uzņēmuma vadības primārais pienākums ir pārzināt oficiālo darījumu braucienu organizēšanas procesu un informēt par to darbiniekus. Vienkāršs veids kā to izdarīt ir publicēt visiem pieejamā formātā dokumentu, kas izskaidro kritērijus pēc kuriem tiek novērtēta braucienu nepieciešamība. Dokumentā jāapraksta pieteikšanas un pasūtīšanas tehniskais process, jāpamato tā efektivitāte un īsi jāizskaidro braucienu organizēšanas politikas ievērošanas nozīmīgums.

Par darbinieku pamatpienākumu plānojot braucienus ir jānosaka  savlaicīga pasūtījuma pieteikšana. Ieteicams noteikt laika ierobežojumu, piemēram, minimums 7 dienas pirms brauciena sākuma. Rezervējot darījumu braucienu pēdējā brīdī izvēles iespējas ir mazākas, bet saistītie izdevumi lielāki. Ja šis noteikums netiek ievērots, var izvirzīt prasību izskatīt zemo cenu pakalpojumu sniedzēju (aviokompānijas, viesnīcas u.c.) piedāvājumus.

Dienesta braucieniem ir jābūt pakārtotiem paredzētajai misijai un ar to saistītajiem ceļošanas laikiem. Tāpēc organizēšanas procesā priekšrocība ir jāatvēl sabalansētai ceļošanas laiku un izmaksu atbilstībai. Nav pieļaujams, ka brauciens tiek pakārtots personiskām prioritātēm piemēram iecienītākajai aviokompānijai, viesnīcu ķēdei un nevis izmaksu efektivitātei.

Ievērojamus ietaupījumus iespējams gūt stingri nosakot, ka pasūtījumu izpildei jāizvēlas tikai uzņēmuma autorizētie un kontraktētie pakalpojumu sniedzēji, kuri sadarbības ietvaros piedāvā īpašas cenas, papildus pakalpojumus vai atlaides.

Jānosaka, ka norēķini par papildus pakalpojumiem jāveic savlaicīgi, piemēram laikā līdz 14 dienām, un, ka kompensēti tiks tikai un vienīgi ar komandējumu saistītie izdevumi.

Organizēšanas process
Kad vadība ir apstiprinājusi darījumu brauciena lietderību, nepieciešams aizpildīt  brauciena pasūtīšanas  formu un nosūtīt to autorizētajai tūrisma aģentūrai. Jāparedz, ka aģentūra noteiktā laikā veic nepieciešamās rezervācijas un informē par izmaksām un pieejamām alternatīvām. Jānosaka, ka aģentūra veic ceļojumu dokumentu izdošanu tikai pēc apstiprinājuma saņemšanas no pasūtītāja.

Transporta un dzīvošanas izdevumi parasti veido lielāko daļu no brauciena izdevumiem. Pareiza šo pakalpojumu izmantošana visievērojamāk ietaupīs braucieniem atvēlēto budžetu.

Gaisa transports Latvijas apstākļos ir uzskatāms par ātrāko, ērtāko, bet ne lētāko transporta līdzekli, kurš atbilst darījumu braucienu specifikai. Pasūtot lidojumu ļoti nozīmīga ir precīza nepieciešamības un cenas sabalansēšana. Lai saņemtu lētāko atbilstošo lidojuma variantu vēlams noteikt pieļaujamo laika svārstību diapazonu un neitralitāti maršruta izvēlē. Neliela nobīde vēlamajos izlidošanas/ielidošanas laikos, +/- 2 stundas, un savienoto reisu izmantošana, tiešā lidojuma vietā, var sniegt vairāku simtu Latu lielu ietaupījumu par katru biļeti.
Ļoti svarīgi ir izvērtēt un skaidri noteikt, kāda veida un tarifu aviobiļetes ir izmantojamas – vislētākās ekonomiskās klases biļetes, kuru maiņas vai anulācijas gadījumā samaksātā nauda nav atgūstama; ekonomiskās klases biļetes, kuras iespējams mainīt un nodot, nezaudējot iemaksāto naudu vai biznesa klases biļetes, kuras paredz papildus ērtības un papildus bezmaksas pakalpojumu pieejamību, bet maksā ievērojami vairāk.

Viesnīcas izvēle ļoti tieši ietekmē brauciena izdevumus un tā misijas izpildes kvalitāti, tāpēc precīzi jānosaka viesnīcas izvēle un izmantošanas kritēriji: kategorija, istabas tips, atrašanās vieta, iekļautie pakalpojumi (brokastis, lidostas transfērs), maksimālā maksa. Var norādīt, ka gadījumā, ja darbinieks vēlas izmantot citas vai augstāka līmeņa viesnīcas, uzņēmums segs tikai noteiktu summu. Jānolemj arī par garantijas un apmaksas formu – priekšapmaksa, vienkārši norēķini caur aģentūru, bet sarežģīta un neizdevīga maiņas un atcelšanas procedūra; apmaksa izbraucot, kad norēķinus veic darbinieks tieši viesnīcā, nodrošina elastīgus atcelšanas un uzturēšanās ilguma maiņas noteikumus.

Ļoti svarīgs priekšnoteikums efektīvai darījumu braucienu izdevumu kontrolei ir to analīze. Izmantojot visu pieejamo statistiku un tūrisma aģentūras veikto pasūtījumu analīzi, ir pastāvīgi jāizvērtē radītāji, jāsalīdzina ar sasniegtajiem rezultātiem un jāmeklē papildus ietaupīšanas iespējas.

Ja, pieredze rāda, ka darījumu braucienu plāni un to ilgums bieži mainās, izdevīgāk būs izmantot dārgākas, bez maksas maināmas aviobiļetes un viesnīcas apmaksu veikt izbraucot no viesnīcas. Šādi izvairīsieties no pārmaksas par neizmantotām viesnīcas naktīm un izdevumiem, kas saistīti ar jaunu aviobiļešu iegādi vai maiņu.

Vairums pakalpojumu sniedzēju piedāvās ceļotājiem dažādas lojalitātes programmas, tāpēc, lai izvairītos no pārpratumiem, nepieciešams noteikt vai darbinieki drīkst tajās piedalīties un gūt sev labumu. Jānosaka, ka jebkuri ar šo dalību saistītie izdevumi ir jāsedz pašam darbiniekam, un piederība noteiktai lojalitātes programmai nedrīkst ietekmēt lētāka piedāvājuma izvēli.

Kontroles risinājumi internetā.
Vadošās darījumu braucienu pārvaldes kompānijas ir izstrādājušas specializētus Darījumu braucienu organizēšanas risinājumus, kurus uzņēmumi var izmantot internetā piem. Citrix, E-Travel, Webgate Tās būtībā ir on-line pasūtījumu pieteikšanas un apstiprināšanas formas, ar kuru palīdzību iespējams ievērojami celt organizēšanas procesa kvalitāti un ātrumu. Automātiski tiek adaptēta uzņēmuma ceļojumu politika, izmantotas visas pieejamās priekšrocības un veikta nepārtraukta zemākās cenas kontrole. Pasūtot sev braucienu darbinieks automātiski to veic atbilstoši uzņēmuma ceļojumu politikai un vienlaicīgi iesūta vadībai apstiprināšanai izmaksas, brauciena laikus, maršrutu, izmantotos pakalpojumu sniedzējus. Vadība pieprasīto braucienu var nekavējoties on-line režīmā apstiprināt, noliegt vai likt izmainīt.
Ļoti nozīmīgi, ka šādi risinājums, ne tikai atvieglo komunikācijas laiku un samazina izmaksas, bet ļauj uzņēmumam apzināt savu darbinieku atrašanās vietas krīzes gadījumos, nosūtīt svarīgu informāciju un rūpēties par viņu drošību.
 

Kontaktinformācija

SIA CWT Latvia
Kr.Barona 7/9, Rīga, LV-1050
Tel: +371 67285901
Fakss: +371 67828199
info@kalevatravel.lv

IATA Acredited Agent Kaleva Travel SIA, Kr. Barona iela 7/9, LV 1050 Riga, Latvia info@carlsonwagonlit.lv , tel. +371 67285901

Kaleva Travel ir pilna servisa tūrisma aģentūra, kas sniedz visa veida atpūtas ceļojumu un darījumu braucienu organizēšanas pakalpojumus individuāliem ceļotājiem, privātpersonām, ģimenēm, uzņēmumiem, valsts un pašvaldības iestādēm, sabiedriskām organizācijām. Ceļojumu birojs piedāvā: aviobiļetes, viesnīcu rezervēšana, autobusu, vilcienu, kuģu un prāmju biļetes, auto īre un noma, kruīzi, ekskursijas, motivējošas programmas, konferenču un semināru organizēšana, incentive un iepazīšanās ceļojumi, grupu braucieni. Atpūtai tiek piedāvāti, kāzu ceļojumi, spa ceļojumi, eksotiskie ceļojumi, sporta ceļojumi, katalogu ceļojumi, ceļojumi ar bērniem, nedēļas nogales ceļojumi, koncerti, aktīvā atpūta Latvijā, Lietuvā, Igaunijā un visā pasaulē.
Kaleva Travel sadarbības partneri aviokompānijas Lufthansa, Finnair, Estonian Air, airBaltic, SAS, CSA Czech Airlines, KLM, British Airways, Singapore Airlines, LOT, Aerosweet, Aeroflot, Austrian Airlines. Viesnīcas Marriott Hotels, Sokos Hotels, Radisson SAS, Reval Hotels, Sandals and Beaches. Tūroperatori Tez Tour, Novatours, Alida Tours, TUI, Dertour, Domina Travel. Prāmju un kruīzu kompānijas: Tallink Silja, Viking Line, Royal Caribbean, Celebrity, Carnival, Norwegian, Silversea. Auto noma: Avis, Hertz, Europcar, Sixt. Apdrošināšanas kompānijas Seesam, Ergo.